Ann De Bisschop Logo

Vergader je niet moe!

Is er in jouw organisatie in de loop der jaren een zware vergadercultuur binnengeslopen? Ook nu in coronatijden? Heb jij ook het gevoel dat er wordt vergaderd om te vergaderen? Te lang en te veel. Medewerkers verliezen tijdens een vergadering veel van hun energie. Misschien goed om de vergaderhygiëne in jouw organisatie eens onder de loep te nemen?

  • Wees kritisch voor je vergadercultuur en durf jezelf af te vragen of die vergadering noodzakelijk is. Als je de inhoud van een vergadering via e-mail kunt delen, gebruik dan e-mail, dat is veel kosten- en tijdsefficiënter.
  • Hou het aantal mensen strikt beperkt tot wie echt noodzakelijk is. Hanteer de two pizza rule van Jeff Bezos, CEO van Amazon: ‘Never have a meeting where two pizzas couldn’t feed the entire group.’ Hoe meer mensen je uitnodigt, hoe minder verantwoordelijkheid, vindt hij. Omdat je minder betrokken bent bij het gesprek, verslapt ook je aandacht sneller.
  • De rol van de leider of van de meetingverantwoordelijke is dat iedereen gehoord wordt, ook de stillere medewerkers. Het is ook de taak van de leider om te zorgen dat er respect is voor ieders mening, openheid en transparantie.
  • Uit onderzoek blijkt dat mensen tussen 9 en 11 uur op het toppunt van hun concentratie zitten. Net dán gaan de meeste vergaderingen door, terwijl medewerkers op dat moment beter aan moeilijkere taken zouden werken. Plan die vergaderingen dus na 11 uur.
  • Beperk de vergadertijd tot 15, 30 of 45 minuten.
  • Voer een telefoonverbod in tijdens de vergadering en voorzie een smartphonebakje in elke meeting room. De vergadering zal niet alleen sneller en efficiënter verlopen, er zal minder afleiding en meer focus zijn en ten slotte tonen deelnemers meer aandacht en respect voor hun collega’s.
  • Probeer ook vaker staand of wandelend te vergaderen.
  • Pauzeer tussen twee meetings in minstens 15 minuten om even op adem te komen.
Meer te weten komen over hoe jouw medewerkers met meer energie hun werkdag kunnen beleven? Bestel mijn boek ‘Wellbeing=Winst‘ of stuur mij een bericht via [email protected], ik inspireer je graag!