Ann De Bisschop Logo

Heeft jouw organisatie al een mailpolicy?

Snel op vrijdagavond of zaterdagochtend nog dat ene mailtje naar je medewerker sturen? Puur om je hoofd vrij te maken, je verwacht immers pas antwoord op maandag. Kan je doen, maar zorg er dan wel voor dat je collega deze mail pas op maandagochtend in zijn of haar mailbox ontvangt.

Gun je medewerkers voldoende breinrust zodat ze hun werk kunnen loslaten. Een gezonde work-life balans is een gedeelde verantwoordelijkheid van de medewerker en de leidinggevende. Je opdracht als leidinggevende is gezond gedrag van jouw medewerkers bevorderen, inclusief gezond mail-en telefoongedrag. Starten doe je bij jezelf met deze tips voor een goede mailhygiëne:

  • Verstuur geen mails in het weekend. Doe je het toch, zorg er dan voor dat deze pas op maandagochtend in de mailbox van je medewerker belandt.
  • Stuur geen valreepmails. Dat zijn de mails die net voor sluitingstijd worden verzonden of op vrijdagavond om 16.55 uur bijvoorbeeld.
  • Maak duidelijke afspraken rond bereikbaarheid via mail. Is e-mailen na werktijd, in het weekend of op vakantie toegelaten of not done?
  • Beperk de lengte van je mails. Voeg eventueel aparte documenten toe in bijlage.
  • Als je het allemaal sneller kunt vertellen, vertel het dan gewoon. Sociaal contact verhoogt trouwens ook je werkgeluk.
  • Wie dient de mail te ontvangen? Wiens mening heb je echt nodig? Van wie verwacht je actie? Voeg niet meer ontvangers toe dan nodig, ook niet in cc en bcc.
  • Plaats een duidelijk onderwerp bij je mail. Help je ontvanger je mail later gemakkelijk terug te vinden.
  • Verzorg je mail. Schrijf in een duidelijke structuur. Hou de intro zeer kort en schrijf ook korte zinnen. Gebruik bullets. Verzorgde mails worden sneller gelezen. Onverzorgde mails zorgen voor stress bij de ontvanger.
  • Vermijd de RE: RE: RE: RE:-mails. Vaak heeft de laatste mail in dit ‘treintje’ nog maar weinig te maken met de locomotief. Andere inhoud, andere bestemming. Wees ook waakzaam voor de ‘reply to all’-tactiek.
Meer te weten komen over hoe je als leidinggevende de work-life balans van jouw medewerkers bewaakt? Aarzel niet om mij via [email protected] te contacteren voor een inspirerende keynote of workshop.