Ann De Bisschop Logo

Leer beter vergaderen

Zit je agenda vol met meetings en kan je pas aan het einde van je werkdag, als alle meetings erop zitten, echt met je bureauwerk starten? Dan verbaast het je vast niet dat vergaderen – of toch zoals we dat vandaag doen – een van onze grootste energievreters is geworden. Weet dat het ook anders, energieker en slimmer kan. Een paar tips voor betere meetings:

  1. Houd digitale afleidingen uit de vergaderzaal. Telefoons drop je in een speciaal daarvoor bestemde box en laptops zijn overbodig als er één collega verantwoordelijk is voor het nemen van notities. Als de helft van de aanwezigen mails zit te lezen, wordt het heel moeilijk om nog actief te vergaderen.
  2. Nodig alleen uit wie er écht moet zijn. Hanteer de two pizza rule van Jeff Bezos, CEO van Amazon: ‘Never have a meeting where two pizzas couldn’t feed the entire group.’ Hoe meer mensen je uitnodigt, hoe minder verantwoordelijkheid, vindt hij. Omdat je minder betrokken bent bij het gesprek, verslapt ook je aandacht sneller.
  3. Plan enkel een meeting als ze nodig is. Durf terugkerende meetings in vraag te stellen. Bespreek aan het eind van een meeting of het nodig is om de volgende maand opnieuw samen te zitten of niet. 
  4. Vergader rechtstaand. Je denkvermogen wordt beïnvloed door je lichaamshouding. Dat principe heet embodied cognition. Als je staat, heb je een veel actievere mindset, waardoor je sneller aan de concrete actiepunten toekomt: je wilt niet passief uitstellen, maar nu handelen. Staande meetings duren ook minder lang, simpelweg omdat we niet zo graag rechtstaan. Na een staande meeting hebben medewerkers ook vaak meer energie.
  5. Neem een actieve rol aan. Verstop je niet achter een laptopscherm, maar meng je in het gesprek en draag bij waar je kan. Door actief mee te vergaderen, dommelt je brein niet in slaap. 
  6. Durf onbeleefd te zijn. Het is normaal dat je brein na een tijdje afleiding zoekt. Doodelen helpt, omdat het brein zich focust op het tekenen, in plaats van nog verder af te dwalen. Voel je dat je aandacht verslapt, sta dan even op en stap wat rond. Leg uit waarom je dat doet.