Ann De Bisschop Logo

Do’s & don’ts voor je mailbox

E-mail is een geweldig medium, maar het is niet geschikt voor elke vorm van communicatie. E-mails zijn goed als je even iets korts wilt zeggen, hoogst vervelend als je probeert om er een meeting, telefoongesprek of sms’je mee te vervangen. Florence Pérès is trainer en coach bij Better Minds At Work, waar ze o.a. trainingen geeft rond digital detox. Ze schreef het boek Digital Detox: een methode voor minder technostress en meer focus. De ideale persoon dus voor enkele do’s-and-don’ts voor een zuiniger mailverkeer.

DON’T
  • De vergadermail. In plaats van even kort samen te zitten of te conferencecallen, start iemand een e-mail thread waaraan zes collega’s deelnemen. Voor je het weet, eindig je met een tijdrovende en eindeloze mailconversatie (re:re:re:re:re:re:re…). Heb je dus iets met meerdere mensen te bespreken, dan kan je beter even kort conferencecallen of fysiek samenzitten. Achteraf kan je dan de beslissingen neerschrijven in een paar bullet points en ze naar alle betrokkenen doormailen.
  • De pingpongmail. Heb je meer dan drie à vier mails nodig om tot een concreet resultaat te komen, dan moet je bellen in de plaats van te mailen. Bespreek dus niet per mail ‘waar jullie zullen afspreken’, ‘om hoe laat’ en ‘waar dat precies is’.
  • De attachmentmail. Documenten rondsturen per mail is vervelend. Gebruik liever een document managementsysteem of collaboratietool.
  • De kijk-naar-mij-mail. Stuur geen nietszeggende mails over een project enkel en alleen omdat je duidelijk wilt maken dat je ook je steentje bijdraagt.
  • De sms-mail. Misschien wel de vervelendste van allemaal. Sms is een medium dat we gebruiken om een kort en dringend bericht te sturen, bv: ‘de vergadering die binnen een uur zou starten, gaat niet door’. Doe je dit ook via mail dan ontstaat er een permanente druk om voortdurend je mails te lezen. Houd urgente boodschappen dus koste wat het kost uit e-mails.
DO
  • Hou het kort. Schrijf geen epistel, maar beperk je tot een vijf à tiental zinnen. Gebruik eventueel bullet points om je mail snel leesbaar te houden voor de ontvanger. Beperk je tot één onderwerp per mail, anders wordt het te verwarrend en te lang.
  • Start met het belangrijkste. We hebben amper tijd om mails te lezen, schrijf de jouwe dus zo efficiënt mogelijk.
  • Gebruik de onderwerpregel. Door er je onderwerp in neer te schrijven. En niet iets vaags als ‘korte vraag’.
  • Schrijf één ontvanger aan. Van zodra je je mail aan twee (of meer) mensen richt, zullen die er allebei gemakshalve van uitgaan dat ‘de andere wel zal antwoorden’. Schrijf alleen meerdere ontvangers tegelijk aan als je een verslag van een gesprek wilt doorsturen waarbij iedereen betrokken partij is.
  • Kijk op gezette tijden naar je mailbox. Of dat nu één keer per uur is of om de vier uur, is aan jou. Maar het is wel belangrijk dat je zélf kiest om je mailbox open te klikken en je je niet laat sturen door e-mailnotificaties. Schakel ze uit, zowel op je laptop als op je smartphone.