When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits. Of, anders gezegd: wil je de grote, belangrijke taken en prioriteiten op je to-dolijst aka de olifanten afwerken, dan mag je je niet voortdurend laten afleiden door de kleine taakjes als e-mails en telefoontjes aka de konijnen die te pas en te onpas op je pad opduiken. Deze gouden tip gaf Elke Geraerts van Better Minds at Work ons tijdens haar lezing bij Medialaan.
Meestal start je je dag echter pal in het konijnenhok: de mailbox. Je beantwoordt eerst al je e-mails en denkt: ‘Die olifant doe ik straks wel’. Maar daardoor schuif je die grote, moeilijkere taak telkens weer op. Je brein raakt ondertussen vermoeid en heeft daardoor nog minder zin om aan de olifant te beginnen. De grote taak blijft op je lijstje staan en je keert naar huis met een knagend, onvoldaan gevoel. Maar wat doe je de volgende ochtend? Inderdaad: wéér eerst op de konijnen jagen. En dat terwijl je daar eigenlijk veel te slim voor bent, en je net olifanten nodig hebt om je blij te voelen op het werk. Om ’s avonds het gevoel te hebben dat je écht iets hebt bereikt.
Zowel ochtend- als avondmensen ervaren een aandachtspiek in de ochtend: ze hebben immers net geslapen en hebben daardoor een verse lading breinenergie ter beschikking. Verspil die niet aan je mailbox, aan conferencecalls of meetings, maar plan 2 uur deep work in. Daarna kan je weer dingen plannen die wat minder aandacht en cognitieve capaciteit vergen: shallow work.
Aandachtspieken en -dalen zijn heel persoonlijk. Daarom zoek je best voor jezelf uit wanneer je brein focussen het makkelijkst gaat. Houd gedurende een paar dagen bij wanneer je je gefocust en energiek voelt en wanneer je door een energiedal gaat. Daarna kan je, aan de hand van je individuele aandachtspatroon, je dagtaken veel slimmer inplannen. Verdeel je dag in focus time (olifanten), flex time (konijnen) en free time (pauzes).
Neem een blad papier en teken gedurende 3 werkdagen je aandachtslandschap.
Wanneer je brein het meest vermoeid is – meestal zo rond 15 à 16 uur in de namiddag – plan je best je creatieve opdrachten in. De frontale cortex, die zorgt voor zelfcontrole en impulsbeheersing, is dan immers zodanig uitgeput dat hij minder controle neemt over je zintuigen en je hersengebieden. Daardoor laat hij gedachten ‘passeren’ die er om 9 uur ’s morgens (als je frontale cortex nog scherp staat) nooit zouden doorkomen. Resultaat: je bent minder geremd en veel creatiever. In the box meetings plan je dus best in de voormiddag, brainstorms en creatief werk reserveer je voor de 2de helft van je werkdag.
Een to-dolijst is nuttig, omdat hij structuur in je dag brengt. Maar let op voor je luie brein! Want dat zal meteen voor de eenvoudige to-do’s (de konijnen) gaan, omdat die weinig cognitieve activiteit van je vergen. Bovendien krijg je een plezierig dopamine-kickje, elke keer je iets hebt kunnen afvinken van je lijst. Je spendeert dus je kostbare energiepiek in de ochtend aan flutdingen, enkel en alleen omdat je ze sneller kan afstrepen. De prioriteiten schuif je vervolgens weer voor je uit, en omdat je er ondertussen al te moe voor bent, kom je er diezelfde dag nauwelijks nog aan toe.
Identificeer welke taken op je lijst olifanten zijn en welke konijnen. Schrijf de prioriteiten bovenaan, en vul eronder aan met kleinere taakjes.
